Principi innovativi di Pegaso
La QST Toscana, grazie ad una attenta e meticolosa ricerca condotta negli anni nelle aziende già certificate, ha evidenziato tutti i problemi insorti durante e dopo l’implementazione di un Sistema Qualità/Ambiente, ed alla fine è stata in grado di tracciare il percorso delle difficoltà incontrate e degli ostacoli insorti e che di seguito vi elenchiamo:
- una mole sproporzionata di documentazione cartacea (Manuale, Procedure, Istruzioni, Registri, Elenchi, Schede, Moduli ecc.);
- la conseguente difficoltà a gestirla in modo controllato così come richiesto dalla Norma
- la difficoltà di sincronizzare le registrazioni delle attività contemplate nella Norma e nel Sistema in tutti i documenti previsti (Per una attività svolta bisogna intervenire più volte su diversi documenti, ad esempio per la registrazione di una attività di formazione di un dipendente va aggiornato il modulo di pianificazione della formazione, registrata la formazione completa di tutti i suoi dati in apposito documento, aggiornata la scheda del dipendente, rilevare e registrare in tutti i precedenti documenti gli esiti e poi la verifica dell’efficacia dell’attività formativa)
- la necessità di dedicare moltissimo tempo alle registrazioni e trascrizioni di documenti prima della visita ispettiva annuale di sorveglianza dell’Ente Certificante
- l’effettiva inutilità di registrazioni fatte a posteriori e solo per superare indenni la verifica dell’Ente causava lo scarso coinvolgimento e la carente considerazione data dai dipendenti a tutto il sistema per la sua complessità di gestione e la mancanza di effettivi benefici
- le non conformità rilevate dagli Enti durante la verifica sono tutte la diretta conseguenza dei problemi su enunciati e quindi per Sistemi non aggiornati o carenti nell’applicazione
- i sistemi così costruiti ne incrementano notevolmente il costo di gestione
- i sistemi valutati nella ricerca differivano tra di loro solo di poco
Partendo da questi risultati e nell’intento di migliorare realmente il servizio consulenziale offerto ai propri Clienti facilitando non solo l’approccio al Sistema ma sopratutto la sua gestione successiva, la QST Toscana per prima ed unica ad oggi ha studiato ed elaborato un programma , il Pegaso, che permettesse di eliminare tutti i problemi che si erano riscontrati ed inserendolo di default nei suoi progetti.
Pegaso che è stato sviluppato sulla base delle conoscenze acquisite in collaborazione con istituti di ricerca e programmatori universitari ha realmente eliminato e risolto tutti i problemi ed oggi consente di:
- ridurre la documentazione cartacea esistente o da creare di circa il 70 per cento
- avere una gestione controllata semplice, efficace ed efficiente
- ottenere l’automazione della sincronizzazione delle registrazioni e dei documenti previsti (inserendo un’attività Pegaso provvede da solo all’aggiornamento e registrazione li dove necessario)
- avere il Sistema sempre aggiornato in tempo reale e senza la necessità di tempo da dedicarvi prima della visita ispettiva annuale di sorveglianza dell’Ente Certificante
- il personale risulta più coinvolto e percepisce i benefici del Sistema con conseguente miglioramento generale dello stesso
- vedere concluse le verifiche dell’Ente con maggior soddisfazione e senza non conformità di sistema
- diminuire sensibilmente il costo di gestione consentendo un apprezzamento del sistema per i vantaggi economici conseguenti
La semplicità di utilizzo di Pegaso, la sua interfaccia “user-friendly”, la possibilità d’implementazione anche in ambienti informatici non evoluti, la diligente formazione fatta dalla QST Toscana al suo utilizzo oltre che alla sua completa configurazione secondo le singole necessità, l’assistenza on-line che soddisfa la necessità di poter intervenire semplicemente ed in tempo reale per qualsiasi dubbio o difficoltà, ne ha consentito l’applicazione con successo e soddisfazione in moltissime aziende dei suoi Clienti.
In particolare il software Pegaso include l’automazione di:
- Gestione Processi
- Gestione documenti
- Gestione Risorse e Formazione
- Gestione Qualifica fornitori e gestione ordini
- Gestione verifiche ispettive
- Gestione Strumenti e attrezzature
- Gestione Non conformità ed Azioni correttive/preventive
- Gestione Miglioramento
- Gestione indagini di Customer satisfaction
- Gestione progettazione/commesse